企业合同档案管理探究

作者：于丹丹 永贵能源开发有限责任公司西秀分公司

摘要：随着各领域的发展越来越好，在企业发展过程中合同管理是最为重要的重要的组成部分。对于需要频繁与其他公司合作或有大量外部经济扩张的公司来说，有效的合同管理是一项非常重要的工作内容。通过查阅文献观察可知，很多企业在开展合同管理工作时，整体防控仍存在一定风险。合同管理相关法律风险的防控及相关方法并不理想。风险导致商业合同的管理。

关键词：企业合同;档案管理

引言

现阶段，在世界多边主义主流化、经济高度全球化及现代信息化技术飞速发展的背景下，各种技术、人才和资金都在全世界范围内快速流转，企业在市场经济活动中面临的不确定因素日益增多，其所面临的发展风险也越来越多。与此同时，随着企业现代化管理水平的不断提高和业务拓展交流的不断加深，企业档案已成为一项与企业人力、财力、物力同等重要的管理财富，其在规避企业风险方面所扮演的重要角色愈来愈受到企业经营者、管理者的重视。

1企业合同管理的内容、原则和重要性

1.1合同管理的内容

合同管理是一项系统而复杂的工作，内容涉及交易比价、合同准备、谈判、法务审核、会签、生效、变更、解除、评估、档案管理等各个环节。这些环节如果管理不规范都可能产生相应风险，进而对合同顺利履行及企业的生产经营产生不利影响。企业应强化对上述内容的全面管理，做好从生产经营到日常管理的全过程合同管理。

1.2合同管理的原则

合同管理需要遵循科学规范的原则，以确保合同管理和履行的有效性。（1）依法订立原则。合同订立要符合国家及行业的相关法律规范，避免产生法律风险。（2）全员参与原则。引导企业相关人员积极参与并配合合同管理工作，明确各自职责。（3）全程管理原则。将合同管理贯穿企业生产经营及日常管理活动的全过程、各环节。（4）效益优先原则。需要综合考虑和分析长期利益与短期利益，将企业持续发展、提高经济效益作为合同管理的目标和导向。

2企业合同档案管理探究

2.1规范管理体系

合同档案管理人员应了解合同管理业务流程，建立健全合同档案管理相关制度体系，包括保密要求、人员职责、、移交流程、归档范围、归档质量要求、整理方法、组卷原则、保管期限、查询利用等内容，要充分发挥制度的指导性和约束性作用，规范合同档案管理程序，并不断完善合同档案管理机制。

2.2实施全面监督和管控

企业需要针对合同管理与合同履行实施全面、系统化的监督和管控，以有效地规避合同管理中的不规范行为和问题，尽可能地降低合同风险及造成的不良影响和利益损失。企业要将合同管理贯穿企业各环节、全过程经营活动，以有效防范和应对企业可能存在的各类合同风险问题，保证经营活动和业务活动的有序性。企业招投标工作的开展和实施要严格依照合同内容和事项执行，在合同签订的过程中要严格履行法务审核及内部职能部门及相关领导层会签程序。监督和管控工作的开展要重点对合同的异常情况进行管理，针对合同过程中出现的合同内容约定不明、双方理解有分歧的情况，需要及时与相关部门进行协调和商讨，并出具相关的意见后，再与对方进行磋商并修改相关条款。针对合同履行过程中需要变更、解除、终止、转让等特殊情况，要进行深入的分析与积极应对。此外，合同监督与管控工作的开展还需要重点防范和控制合同违约，针对合同违约情况，要收集相关证据并及时追究相关责任。

2.3明确归档范围

按照合同文件材料产生的阶段过程进行收集。主要包括以下内容：（1）合同前期：调研报告、合作方资质及“天眼”调查信息文件、技术规格书、投标申请、报价单、比价单、投标评审、结果审批、中标通知书等。（2）合同签订：合同章审批单，合同正副本，有关合同签订、履行过程中的补充协议，质保期满前的相关合同等。（3）合同履约验收：设备开箱、中期、终期、调试等合同执行过程标的的验收资料，价格凭证、性能、精度、合格单证，保修服务记录，用户说明书，使用、维修说明书等随机资料。（4）其他：合同备忘录及合同承办部门认为具有保存价值的其他资料或凭证。

2.4利用准确，提升效率

合同档案资源的齐全完整、质量优化是立足于档案实际工作提出的要求。通过充分运用档案管理系统，利用“虚拟”组卷的方式，加强各门类档案之间的联系，优化档案库藏结构，提高档案检索查准率，真正提升档案利用效率。

结语

企业应该结合自身实际发展情况对合同管理进行完善，避免在合同管理过程中出现一些不必要的风险及其对企业造成的经济损失。需要注意的是，若合同管理不够到位，很容易发生一系列的法律风险。诱发合同管理产生风险的因素较多，企业除了要立足于自身角度对相关法律风险进行防范以外，还要尝试从多个角度对合同管理风险防范情况进行审视和分析。

参考文献

[1]岳璐璐．法治背景下企业合同管理与风险防范问题研究[J]．中国市场，2020（11）：103-104．

[2]张芬芬．探讨企业合同管理中的风险防范问题[J]．商业故事，2021（11）：171-172．

[3]李万，景巧妮.浅析企业合同管理的法律风险及其应对策略[J].商情，2021（27）：97.