做好企业办公室综合协调工作的思考

河南省煤气(集团)集团有限责任公司  张雪梅

办公室行政管理是单位正常运行的重要枢纽,属于一个具有综合性服务部门的工作,它的功能性很强,具有沟通和协调员工、服务好领导、服务好部门、服务好基层的功能。办公室行政管理的整体效率和管理水平能够有效协调办公室员工内部矛盾,实现办公室行政管理的精细化,可以有效提高办公室的行政管理效率。因此,办公室内容精细化也成为管理者和经营者热议的话题。本文从行政管理人员的角度出发,针对办公室精细化管理的问题、思路和对策展开叙述,供管理者参考。

1办公室行政管理综合协调现状分析

1.1没有重视精细化管理的重要作用

做好办公室综合协调、实行精细化管理,可以协助管理者更好地管理企业,实现科学化管理。行政管理人员必须具备一定的管理意识,本身的管理意识能力强,才能实施精细化管理。然而,我国企业尤其是施工企业“重施工轻管理”的现象仍然存在,行政管理人员缺乏精细化管理意识和经验,不能有效协助管理者对企业内部存在的问题及时作出合理的解决和调整,导致企业管理秩序不佳,企业的管理水平不高。

1.2传统管理思想导致项目管理滞后

企业需要不断的创新,注入新思想、新观念,不断更新管理方法,才能跟上时代的脚步,满足企业发展的需要。而有的企业行政管理人员因循守旧,墨守成规,导致不能帮助管理者及时更新企业内部管理内容,满足不了企业当前发展的需求。若行政管理人员的思想严重滞后,将导致办公室系统业务不能及时得到细化和分工,考虑问题也不够全面,常常以偏概全,严重影响企业的有序运转。所以行政管理人员必须不断地更新管理思想,加强办公室行政管理工作精细化,明确管理目标,才能协助管理者更好治理企业,促进企业全面发展。

2实现办公室行政管理精细化的思路分析

2.1实现办公室管理科目的细化

传统的管理模式采用的是“人治”的管理思想,业务系统负责人一人独大,统治整个系统。这种管理模式存在着很多弊端。负责人的盲目自大,做出的错误指令会导致整个业务系统发生变化,从而使企业面临窘迫的境地。要通过细化和量化分工,多人参与业务系统管理工作,集思广益,使每个环节都有专人把关,不但可以节约时间、节省开支,提高工作效率,同时也可以推动企业有序运行。

2.2融入流程化和规范化的理念

要想把办公室行政管理工作精细化,可以通过工作的流程化和标准化来实现。每个企业也都有自己的标准和准则,只有遵守企业的规章制度,按照标准来要求员工,赏罚分明,让员工在思想和行动上都严格遵守企业的规章制度,企业才能稳固发展。把工作落实化、流程化,按部就班,企业将会按照设定的目标有序开展,实现共同进步。

3促进办公室行政管理精细化的对策建议

企业的办公室文化在企业文化中占据着重要地位。如何实现企业的办公室精细化,首先要从员工着手,提高员工的思想意识。工作不是一蹴而就,要遵循一定的原则,有始有终,循序渐进,日积月累,员工的思想意识久而久之就会形成了精细化的管理意识。企业可以制定科学化的管理计划,制定年计划、月计划,甚至把工作细化到周、日,逐一开展工作,让员工在日复一日的工作中明白精细化管理工作的精髓,不断的改进和完善精细化管理,形成鲜明的企业文化,通过管理意识的提升,最后达到执行力的提升。

结语

总之,实施精细化管理不仅可以提高办公室的行政工作效率,同时,可以降低企业管理成本,降低重复作业,促进企业健康、可持续发展。把先进的管理理念融合到企业管理中,是企业管理迈向新时代的一项进步,只有不断地提升办公室管理职能,优化企业管理结构,改善企业管理制度,健全企业管体制,让信息化、精细化的企业管理制度融入每一个企业当中去,我们的企业管理水平将会更上新的台阶。