新形势下烟草行业信息化档案管理的分析研究

作者：张皖盈

摘要：在烟草行业改革和发展不断深化的背景下，“数字烟草”的诞生不仅是应对烟草行业发展、计算机化水平全面提高、信息化的重要手段，更是保障烟草行业可持续、稳定、健康发展的有利条件。根据国家办公自动化系统促进的要求，国家烟草专卖局下发了《关于烟草行业电子政务建设的指导意见(国烟办[2011]309号)》.为烟草行业办公自动化建设提供了明确的方向和要求。但是，由于开放式办公室自动化系统的应用尚未实现电子文档的使用。在保存和管理工作中，仍然不可能完全了解档案管理自动化系统的工作方式。因此，新形势下，思考如何加强烟草行业信息化档案管理显得尤为重要。

关键词：新形势；烟草行业；档案管理；信息化

引言

档案是从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，既记录了历史进程与发展趋势，更是发展过程中不可替代的资产财富，尤其是在当今的信息构建环境中，对于烟草行业，它不仅是行业发展中关键性的资源，而且有利于增强行业的核心竞争力。因此在新形势下要加强行业档案管理的现代化与信息化建设，充分展现档案管理的社会价值。

1、烟草行业档案信息化管理方面的差距

1.1 档案信息管理制度的缺乏

许多烟草行业在运营阶段忽略了文件管理的重要性。一些管理者认为，档案管理仅仅只是需要负责收集和组织文件材料，不能给行业带来重大利益。使得管理者没有制定高效的档案信息管理制度，出现数据丢失、出错的现象，降低档案信息化建设的效率，造成了行业档案信息管理的混乱。

1.2 档案信息管理处于摸索阶段

虽然信息技术处于快速发展阶段，但是部分烟草行业信息化档案建设工作仍然停留在表面，不能加强对信息化技术的利用，不能快速提取行业内部人员需要的数据，从而降低档案管理工作的质量，使行业档案管理的发展存在一定滞后性。

1.3 档案管理人员结构不完善

在档案管理部门中，有些管理人员知识结构存在老化现象，相关技能比较落后，有些档案管理人员身兼数职，缺乏对档案管理信息化建设的精力，不能在档案信息化建设中通过信息技术的使用提高管理水平，从而限制着行业快速发展。

2、档案信息化管理的措施

2.1 加强档案基础管理

移交前和移交后的档案部门负责电子文件的可靠性，完整性，安全性和可区分性。对于加密和存档的电子文档必须使用解密软件进行存档，从而确保电子文档的法律地位。针对电子文件介质的文档应存放在防磁柜中，以确保磁盘和光盘的稳定性。同时，定期对其进行测试和复制，确保电子文件的可靠性和安全性，保证数据的完全和完整

2.2 实施规范、标准化

档案管理系统应适应时代发展和“电子文件存储和电子文件管理措施”的当前要求，结合自身发展的需求和特点制定内部管理标准体系。在技术规范上，对数据结构、格式、管理的软件和硬件文档格式作统一规范，避免因软、硬件和文档格式不同，造成数据无法转码或者无法读取。要明确相应职责，做到有依有据，确保网络数据安全运行。

2.3 用多种储存方式

随着档案数量的持续增长，当前的档案部门需要使用大量媒体，以避免自然老化和人为破坏的问题。一是使用计算机的磁盘存储系统或其他大容量存储介质来解决存储存档信息的问题。二是采用云储存的方式为档案管理提供在线储存空间，降低行业成本，加大资源的利用率。三是创建一个网络平台，利用网络平台在烟草行业之间传达交换信息，并通过交流沟通采取更适合自己的方式提升档案管理技术，提高档案管理的效率，促进行业的高质量发展。

结语

烟草行业的档案管理是烟草行业发展的历史记录，是经营和管理行业公共资产的重要证据和基础，也是烟草行业改革与发展的真实写照。在档案管理趋向于市场驱动、多元化和信息化的新时代，烟草行业应抓住机遇进行创新和推动改革，并依靠先进的信息化技术来管理行业档案，从而为烟草行业实现高质量发展提供优质服务。

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