如何做好企业档案保密工作的思考

河南能源化工建设集团有限公司  张丹丹

 在市场经济的不断发展之下,做好企业的档案保密工作,不仅关系到企业的经济安全,更关系到企业是否能够稳定发展。企业的档案信息有可能涉及公司内部的核心技术机密,或是涉及到个人隐私及其社会秩序等方面的内容,若是没有做好档案保密工作,使其信息泄露出去,有可能导致企业发展受到某些不法分子的侵害,致使企业的经济效益及其公司运营遭受巨大的损害。因此,在当前形势下企业必须逐步完善档案管理的各个环节的保密工作,不断提高企业员工的保密意识,维护企业的合法权益,才能更好适应市场经济的发展需求,提高企业的市场竞争力。

 一、处理档案利用和保密的关系

 企业档案利用与保密相互对立统一。因此,企业档案管理人员在把握两者关系时,应注意以下几个方面:一方面,企业档案具有一定机密性,所记录的信息一般都是企业的产品资料及客户的相关信息、合同等,若是不小心被其他竞争企业或是不良企业所窃取、发现,对于该企业所产生的损伤是不可估量的,严重者甚至会导致企业破产,无法继续发展下去。所以,档案信息也可认为是企业生存的关键。另一方面,应该将档案转变为企业的生产力,以便企业更好实现经济效益,否则档案空有历史轨迹,却不能发挥其实际的作用价值。当然,企业档案的利用必须在保密的基础上进行,否则,无限制的进行档案利用不仅会给企业发展带来危害,更甚至会危害到国家的经济安全利益。基于此,企业档案管理人员在意识到档案信息价值的同时,还要把握好档案利用与保密之间的关系,不断提高自身及其相关人员的保密意识,制定出科学的管理机制,为档案利用者提供便利性,才能更好的保障档案安全,也避免企业档案资源的过度浪费。

 二、做好企业档案保密工作的几点建议

 (一)提高企业档案管理人员的职业素养

 提高企业档案管理人员的职业素养对于保障企业档案保密工作起着重要作用。所谓的职业素养主要包含了工作人员自身的道德操守、所具备的岗位专业知识及其技能等。如专业素养、信息安全素养等。

 1.专业素养

 企业档案管理人员应该准确意识到自身的职责所在,专心于本职工作,并努力学习相关业务,对于该岗位持以热爱之心,熟练掌握档案保密、文献编撰、归档管理等方面的基础专业知识,逐步提高自身专业技能。企业还应对其档案管理人员进行定期培训指导,让工作人员充分把握党和国家相关的企业档案保密工作法律法规,或是其他政策规定,运用自如的将档案管理知识运用到实际工作当中,完成上级领导所交代的各项业务归档管理工作。

 2.信息安全素养

 信息安全素养主要是指在信息安全领域内,企业档案管理人员所应具备的基本信息安全素养。尤其是在信息化的社会环境中,企业档案信息更容易从互联网中泄露出去,所以档案管理人员更要把握好电子档案信息的管理操作,提高自身的信息安全意识,做好信息安全维护措施工作,才能真正保证档案电子信息安全。

 (二)合理调整档案密级工作

 其次,完善涉密档案的规范建设,逐步建立涉密档案接收制度,确保涉密档案不被泄露。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。

 结束语

 保密工作在企业档案管理和利用中起着重要作用,是确保档案信息安全和档案利用过程中必要的手段。因此,在企业日常档案管理中,必须提高管理人员的整体素养,做好档案管理保密工作所涉及的各个环节,逐步建立起相应的档案管理机制,加强对档案利用者及其管理人员的监督,做好档案信息网络管理工作,是确保企业档案保密工作的有效措施。只有正确把握企业档案利用与保密的关系,逐步完善档案管理措施,才能真正保证企业档案信息的完整性,有效防止信息泄露、不安全。

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